Marrëveshja e Përpunimit të të Dhënave sipas nenit 28 GDPR

Kjo është një përkthim kortezie. Versioni gjermanisht është dokumenti ligjërisht i detyrueshëm.

midis

Klientit (klinikës veterinare/spitalit veterinar)
— në vijim i referuar si "Kontrolluesi" —

dhe

Petla UG (haftungsbeschränkt)
Brühler Str. 183, 50968 Köln
— në vijim i referuar si "Përpunuesi" —

§ 1 Objekti dhe Kohëzgjatja e Përpunimit

(1) Përpunuesi i siguron Kontrolluesit shërbimet e mëposhtme, në varësi të fushës së shërbimeve të abonuara:

a) Rezervimi i takimeve në internet dhe menaxhimi i klinikës:

Sistemi i rezervimit të takimeve në internet (widget-i i rezervimit në faqen e internetit të Kontrolluesit)
Paneli i klinikës për menaxhimin e takimeve dhe pacientëve
Formulari digjital i regjistrimit të klientit të ri
Sistemi i njoftimeve me email (konfirmimet e takimeve, anulimet, riplanifikimet)

b) Konsultimi me video (video.petla.app) — nëse është abonuar nga Kontrolluesi:

Kryerja e konsultimeve me video midis veterinerit dhe pronarit të kafshës
Rezervimi i takimeve në internet me përpunim të integruar të pagesave
Njoftimet me SMS dhe thirrje zanore për veterinerin
Ngarkimi i dokumenteve mjekësore nga pronari i kafshës
Dokumentimi i përmbledhjeve të konsultimit nga veterineri

Kontrolluesi mund të përdorë një ose të dyja fushat e shërbimit. Nën-përpunuesit përkatës të angazhuar janë përcaktuar në § 6 paragrafi 2.

(2) Përpunimi fillon me lidhjen e marrëveshjes së shërbimit dhe përfundon me përfundimin e saj. Pas përfundimit, zbatohen dispozitat e § 10.

§ 2 Natyra dhe Qëllimi i Përpunimit

Përpunimi kryhet ekskluzivisht për qëllimin e:

Marrjes dhe menaxhimit të rezervimeve të takimeve
Menaxhimit të të dhënave themelore të klientëve dhe kafshëve (pronarët e kafshëve dhe kafshët)
Dërgimit të konfirmimeve të takimeve, kujtesave dhe njoftimeve të anulimit nëpërmjet emailit
Sigurimit të formularëve digjitalë për regjistrimin e klientëve
Ruajtjes dhe sigurimit të bashkëngjitjeve të skedarëve të ngarkuara nga pronari i kafshës si pjesë e rezervimit
Llogaritjes së kohëve të udhëtimit dhe itinerareve për vizitat veterinare lëvizëse
Nëse është abonuar: kryerja e konsultimeve me video dhe përpunimi i pagesave të lidhura

§ 3 Llojet e të Dhënave Personale

Kategoritë e mëposhtme të të dhënave personale përpunohen:

a) Të dhënat themelore të pronarit të kafshës:

Thirrja (Z./Znj./Tjetër), emri, mbiemri
Adresa e emailit, numri i telefonit
Data e lindjes
Adresa (rruga, kodi postar, qyteti)
Të dhënat e gjeolokacionit (gjerësia/gjatësia gjeografike — vetëm për vizitat shtëpiake)

b) Të dhënat e kafshës:

Emri, lloji, raca, gjinia, data e lindjes
Statusi i sterilizimit/kastrimit
Pesha, ngjyra, vendi i origjinës
Numri i mikroçipit, numri i pasaportës së kafshës së BE-së
Lloji i strehimit (mace e jashtme/e brendshme)

c) Informacioni shëndetësor i dhënë nga pronari i kafshës:

Sëmundje para-ekzistuese, medikamente, alergjira, operacione (informacion i dhënë nga pronari i kafshës në formularin e klientit të ri)
Arsyet e konsultimit/simptomat
Shënime me tekst të lirë
Skedarë të ngarkuar (gjetje, foto — JPEG, PNG, PDF, maks. 3 skedarë prej 5 MB secili)

Shënim: Kjo i referohet informacionit paraprak të dhënë nga pronari i kafshës, jo dokumentimit të trajtimit të krijuar nga veterineri.

d) Të dhënat e sigurimit (nëse jepen nga pronari i kafshës në formularin e klientit të ri):

Lloji i sigurimit, siguruesi, numri i policës
Mbajtësi i policës, tarifa, data e fillimit të sigurimit

e) Të dhënat e lidhura me takimin:

Data, ora, kohëzgjatja e takimit
Lloji i takimit, kalendari i caktuar
Adresa e vizitës shtëpiake përfshirë gjeokordinatat
Kohët e vlerësuara të udhëtimit

f) Të dhënat e pëlqimit:

Pranimi i kushteve dhe rregullave (vula kohore)
Pëlqimi i marketingut (po/jo)
Teksti i konfirmimit dhe vula kohore gjatë paraqitjes së formularit
Adresa IP gjatë konfirmimit të formularit

g) Përveç kur përdoret shërbimi i konsultimit me video:

Rrjedhat audio dhe video (transmetim në kohë reale, pa regjistrim nga Përpunuesi)
Metadatat e pjesëmarrësve (kohët e hyrjes/daljes, kohëzgjatja e thirrjes)
Përmbledhjet e konsultimit të krijuara nga veterineri
Vlerësimet teknike të cilësisë së lidhjes
Reagimet e pronarit të kafshës
ID-ja e klientit Stripe dhe statusi i pagesës (pa ruajtje të të dhënave të plota të kartës së kreditit — përpunimi ekskluzivisht nga Stripe si ofrues i shërbimit të pagesave i certifikuar sipas PCI-DSS)

§ 4 Kategoritë e Subjekteve të të Dhënave

Pronarët e kafshëve/klientët e Kontrolluesit
Klientët e mundshëm të rinj (personat që rezervojnë një takim ose plotësojnë një formular të klientit të ri)

§ 5 Detyrimet e Përpunuesit

(1) Përpunuesi do të përpunojë të dhënat personale vetëm mbi bazën e udhëzimeve të dokumentuara nga Kontrolluesi, përveçse kur kërkohet ta bëjë këtë nga ligji i Bashkimit ose i Shtetit Anëtar.

(2) Përpunuesi do të sigurojë që personat e autorizuar për të përpunuar të dhëna personale kanë marrë përsipër detyrime konfidencialiteti ose janë nën një detyrim statutor përkatës konfidencialiteti.

(3) Përpunuesi do të ndihmojë Kontrolluesin në përmbushjen e detyrimeve të përcaktuara në nenet 32–36 GDPR (siguria, vlerësimi i ndikimit të mbrojtjes së të dhënave, njoftimi i shkeljeve të të dhënave).

(4) Përpunuesi do të ndihmojë Kontrolluesin në përmbushjen e të drejtave të subjekteve të të dhënave (nenet 15–22 GDPR), në veçanti duke:

Siguruar një funksion fshirjeje për të dhënat e klientëve në panel
Eksportuar të dhënat e klientëve me kërkesë
Korrigjuar të dhënat themelore nëpërmjet panelit

(5) Përpunuesi do të informojë menjëherë Kontrolluesin nëse, sipas mendimit të tij, një udhëzim shkel ligjin e mbrojtjes së të dhënave.

§ 6 Nën-përpunimi

(1) Kontrolluesi i jep Përpunuesit autorizim të përgjithshëm për të angazhuar përpunues të mëtejshëm. Përpunuesi do të informojë Kontrolluesin për çdo ndryshim të synuar me një afat njoftimi prej 14 ditëve para angazhimit. Kontrolluesi mund të kundërshtojë ndryshime të tilla.

(2) Në varësi të fushës së shërbimeve të abonuara, nën-përpunuesit e mëposhtëm janë të angazhuar:

A. Nën-përpunuesit bazë (të gjitha shërbimet)

Nën-përpunuesi	Qëllimi	Të dhënat e përpunuara	Vendndodhja / Baza ligjore
DigitalOcean, LLC	Hostimi (App Platform), baza e menaxhuar e të dhënave PostgreSQL (përfshirë kopjet rezervë automatike ditore), Ruajtja e Objekteve (Spaces)	Të gjitha të dhënat e klientëve, kafshëve dhe rezervimeve	Frankfurt (BE); SHBA — Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së
Resend, Inc.	Dërgimi i emaileve transaksionale (konfirmimet e takimeve, anulimet, kujtesat)	Adresa e emailit, emri, detajet e takimit	SHBA — Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së
Wildbit, LLC (Postmark)	Dërgesa rezervë e emailit	Adresa e emailit, emri, detajet e takimit	SHBA — Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së
Google Ireland Ltd (Maps Platform)	Gjeokodimi, llogaritja e itinerarit, plotësimi automatik i adresës (për vizitat shtëpiake)	Adresa, gjeokordinatat	Irlandë (BE); përpunimi i të dhënave potencialisht edhe SHBA — Kuadri i Privatësisë së të Dhënave BE-SHBA
Upstash, Inc.	Kufizimi i normës (Redis)	Adresat IP, metadatat e kërkesave	BE (Frankfurt)
Functional Software, Inc. (Sentry)	Monitorimi i gabimeve dhe performancës	Adresat IP, të dhënat teknike të gabimeve; në rast gabimesh, potencialisht të dhëna personale nga konteksti i aplikacionit	BE (de.sentry.io)
Axiom, Inc.	Regjistrimi dhe vëzhgueshmëria	Të dhënat teknike të regjistrit; në raste individuale, potencialisht të dhëna personale	SHBA — Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së
Vercel, Inc.	Hostimi i faqes së rezervimit (faqja e uljes) dhe vendosja automatike	Adresat IP, të dhënat e kërkesave, të dhënat e formularit në tranzit	SHBA — Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së
Usercentrics GmbH	Menaxhimi i pëlqimit të cookie-ve në faqen e rezervimit	Të dhënat e pëlqimit, adresa IP, të dhënat e pajisjes/shfletuesit	Mynih, Gjermani (BE)

B. Përveç kur përdoret rezervimi i takimeve në internet

Nën-përpunuesi	Qëllimi	Të dhënat e përpunuara	Vendndodhja / Baza ligjore
Supabase, Inc.	Baza e të dhënave PostgreSQL (faqja e uljes)	Të dhënat e rezervimit, të dhënat e formularit	BE (aws-eu-central-1)
Google Ireland Ltd (Analytics)	Analitika e uebit për faqen e rezervimit	Adresa IP (e anonimizuar), sjellja e përdorimit, të dhënat e pajisjes/shfletuesit	Irlandë (BE); SHBA — Kuadri i Privatësisë së të Dhënave BE-SHBA
PostHog, Inc.	Analitika e produktit për faqen e rezervimit	Adresa IP, sjellja e përdorimit, shikimet e faqeve	BE (eu.posthog.com)

C. Përveç kur përdoret shërbimi i konsultimit me video (video.petla.app)

Nën-përpunuesi	Qëllimi	Të dhënat e përpunuara	Vendndodhja / Baza ligjore
Daily, Inc. (Daily.co)	Platforma e videos WebRTC për konsultimet	Metadatat e pjesëmarrësve (kohët e hyrjes/daljes, kohëzgjatja), rrjedhat audio/video (nuk regjistrohen)	SHBA — Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së
Stripe, Inc.	Përpunimi i pagesave për konsultimet me video	Emri, emaili, të dhënat e pagesës, adresa e faturimit	Irlandë (BE); SHBA — Kuadri i Privatësisë së të Dhënave BE-SHBA
Twilio, Inc.	Njoftimet me SMS dhe thirrje zanore për veterinerin	Numri i telefonit, detajet e takimit	SHBA — Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së
Vercel, Inc. (Blob Storage)	Ruajtja e skedarëve (dokumentet e ngarkuara nga pronari i kafshës)	Përmbajtja e skedarëve (gjetje, foto)	SHBA — Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së
Supabase, Inc.	Baza e të dhënave PostgreSQL (konsultimi me video)	Të dhënat e takimeve, klientëve, kafshëve dhe pagesave	BE (aws-eu-central-1)

(3) Përpunuesi do të sigurojë që çdo nën-përpunues i nënshtrohet të paktën të njëjtave detyrime të mbrojtjes së të dhënave si ato të përcaktuara në këtë Marrëveshje.

§ 7 Transfertat në Vende të Treta

(1) Të dhënat personale do të transferohen në vende të treta vetëm nëse plotësohen kërkesat e neneve 44–49 GDPR.

(2) Kur nën-përpunuesit janë të vendosur në SHBA, transferta bazohet në Kuadrin e Privatësisë së të Dhënave BE-SHBA (kur ofruesi është i certifikuar) ose Klauzolat Kontraktuale Standarde të BE-së (neni 46 paragrafi 2 shkronja c GDPR).

§ 8 Masat Teknike dhe Organizative (MTO)

Përpunuesi do të zbatojë, në veçanti, masat e mëposhtme:

Kontrolli i aksesit fizik:

Infrastruktura e serverëve e hostuar nga DigitalOcean në qendra të dhënash të certifikuara (SOC 2 Type II, ISO 27001)
Asnjë akses fizik në server nga Përpunuesi

Kontrolli i aksesit në sistem:

Autentifikimi nëpërmjet emailit/fjalëkalimit me menaxhim seancash
Kontrolli i aksesit bazuar në role (niveli i klinikës, niveli i kalendarit, administrator)
Autentifikimi me çelës API për ndërfaqet e brendshme
Aksesi në bazën e të dhënave të prodhimit është i kufizuar në drejtuesit

Kontrolli i aksesit në të dhëna:

Izolimi i qiramarrësit: çdo klinikë mund të aksesojë vetëm të dhënat e veta (filtrim bazuar në clinicId në nivelin e bazës së të dhënave)
Aksesi i kufizuar në kalendar është i disponueshëm
Të dhënat e konfirmuara nga pronari i kafshës nëpërmjet formularit janë të pandryshueshme në panel

Kontrolli i futjeve:

Të gjitha operacionet e shkrimit kërkojnë seanca të autentifikuara
Vulat kohore të bazës së të dhënave (createdAt, updatedAt) për të gjitha regjistrat
Paraqitjet e formularëve regjistrohen me adresën IP dhe vulën kohore të konfirmimit

Kodimi i transportit:

TLS/HTTPS për të gjitha transmetimet e të dhënave
Mbrojtja me token CSRF (cookie httpOnly) për të gjitha pikat fundore të lidhura me formulare
Nënshkrime HMAC-SHA256 për komunikimin webhook midis sistemeve
Lidhje të koduara me bazën e të dhënave (SSL)

Kontrolli i disponueshmërisë:

Kopje rezervë automatike ditore të bazës së të dhënave (DigitalOcean Managed Backups)
Kufizimi i normës në pikat fundore publike (bazuar në IP)
Fusha honeypot për zbulimin e robotëve në formularët digjitalë

Kontrolli i ndarjes:

Izolim i rreptë i qiramarrësit nëpërmjet clinicId në nivelin e bazës së të dhënave
Mjedise të veçanta fazimi dhe prodhimi

Konfidencialiteti:

Të gjithë punonjësit e Përpunuesit janë të lidhur me detyrime konfidencialiteti

§ 9 Njoftimi i Shkeljeve të të Dhënave

(1) Përpunuesi do ta njoftojë Kontrolluesin për çdo shkelje të mbrojtjes së të dhënave personale pa vonesë të panevojshme, dhe jo më vonë se 24 orë pasi të jetë bërë i vetëdijshëm për të.

(2) Njoftimi do të përfshijë të paktën:

Natyrën e shkeljes
Kategoritë e të dhënave të prekura dhe numrin e përafërt të subjekteve të të dhënave të prekura
Pasojat e mundshme
Masat e marra dhe të propozuara

§ 10 Fshirja dhe Kthimi i të Dhënave

(1) Përpunuesi do të ruajë dhe fshijë të dhënat personale ekskluzivisht në përputhje me udhëzimet e dokumentuara nga Kontrolluesi. Përcaktimi i periudhave të ruajtjes është përgjegjësi e Kontrolluesit.

(2) Kontrolluesi mund të fshijë të dhënat e klientëve në çdo kohë duke përdorur funksionin e fshirjes në panel. Fshirja është kaskadë:

Fshirja e një klienti fshin automatikisht të gjitha kafshët e lidhura dhe paraqitjet e formularëve
Të dhënat e rezervimit ruhen në formë të anonimizuar (lidhja me klientin hiqet)
Skedarët e ngarkuar fshihen së bashku me rezervimin e lidhur

(3) Pas përfundimit të marrëveshjes, Përpunuesi do të fshijë të gjitha të dhënat personale të Kontrolluesit brenda 90 ditëve. Me kërkesë, të dhënat do të eksportohen dhe dorëzohen në një format të zakonshëm (CSV, JSON) para fshirjes.

(4) Shënim: Platforma shërben për qëllimin e rezervimit të takimeve dhe menaxhimit të të dhënave themelore të klientëve, jo dokumentimit të trajtimit veterinar. Kontrolluesi është vetëm përgjegjës për përmbushjen e detyrimeve të tij profesionale dhe tatimore të ruajtjes në sistemet e veta.

§ 11 Të Drejtat e Auditimit dhe Inspektimit

(1) Kontrolluesi ka të drejtën të verifikojë përputhjen me këtë Marrëveshje nëpërmjet inspektimeve ose auditimeve, përfshirë nëpërmjet palëve të treta të caktuara.

(2) Përpunuesi do t'i vërë në dispozicion Kontrolluesit të gjithë informacionin e nevojshëm për të demonstruar përputhjen me detyrimet e përcaktuara në nenin 28 GDPR.

§ 12 Dispozitat Përfundimtare

(1) Ndryshimet dhe shtesat e kësaj Marrëveshjeje duhet të bëhen me shkrim.

(2) Nëse ndonjë dispozitë e kësaj Marrëveshjeje është ose bëhet e pavlefshme, vlefshm ëria e dispozitave të mbetura nuk preket.

(3) Zbatohet ligji i Republikës Federale të Gjermanisë.

(4) Kjo Marrëveshje lidhet në mënyrë elektronike duke pranuar Kushtet e Petla-s.

Versioni: 1.0

Që nga: mars 2026